Simplificando el proceso de auditoría con relación a las “circularizaciones”
Fernando Lopez-Fando
Manager regional de Confirmation.com
Inversores, prestamistas, agencias gubernamentales y el público en general, dependen en gran medida de la opinión independiente de un auditor externo, que realiza la auditoría financiera para verificar que la información presentada sobre los estados financieros es precisa.
El mundo de la auditoría continúa evolucionando a un ritmo rápido con constantes cambios en la regulación y el nuevo desarrollo de tecnologías. Como tal, los profesionales de auditoría saben que la única constante dentro de la profesión es el cambio en sí mismo. También entienden que en medio de las complejidades, son ellos quienes son responsables de controlar el proceso de las “circularizaciones” y asegurar la veracidad de la información.
El problema con las “circularizaciones” durante el proceso manual
El proceso de “circularizar” ha existido durante más de 100 años. Incluso con los avances en la tecnología, los cambios de regulación, y las complejidades en constante evolución, el sistema de “circularizar” cartas perdura.
Por ejemplo, durante un trabajo de auditoría, alguien en el equipo de trabajo tendrá que reservar tiempo para llenar sobres y enviar “circularizaciones” a bancos o empresas. El problema es que se necesitan varias frustrantes semanas para obtener respuestas, y si algunas de ellas no se han recibido, se tarda más en acabar el proceso.
Según una encuesta realizada por Confirmation.com, más del 40 por ciento de los auditores han tenido que demorar la firma de una opinión de auditoría debido a las “circularizaciones” sin respuesta. Hay tareas en una auditoría que son complejas y difíciles de manejar, pero obtener contestaciones de “circularizaciones” de terceros no debería ser una de ellas.
El proceso de “circularizar” manualmente hace posible que el fraude no sea detectado. Cuando se utiliza un proceso de “circularización” manual, simplemente no se puede garantizar la fiabilidad de la información que se recibe de terceros. La persona que responde a la “circularización” puede no estar bien informada sobre lo que se está contestando, y la integridad de la información puede haber sido comprometida.
El fraude de la empresa Parmalat acaecido en el año 2003 en Italia, es un ejemplo perfecto de como el fraude de “circularizar” puede costar a los auditores, bancos e inversores miles de millones de euros y puede desembocar en responsabilidades mercantiles e incluso penales para todas las partes implicadas. Los ejecutivos de la empresa ocultaron 12.000 millones de euros de deuda mediante la creación de un código postal falso para manipular la respuesta enviada al auditor, simulando 4 mil millones de euros de activos que no existían. Cuando la falsificación fue finalmente descubierta reveló que la deuda de la compañía ascendía a 14.300 millones de euros, ocho veces más de lo que se había anunciado originariamente en los estados financieros.
El proceso de “circularizar” a día de hoy
Las firmas de contabilidad que optan por un proceso de auditoría sin papel, experimentan cambios positivos incluyendo un aumento de la eficiencia y un personal más satisfecho. La implementación de un proceso de “circularizar” sin papel es posible cuando los auditores cuentan con la tecnología adecuada. El proceso ideal es el que valida la identidad de los terceros que contestan utilizando una plataforma altamente segura y proporciona respuestas en días en lugar de semanas.
La llegada de un servicio de “circularización” en línea ha alterado el panorama de auditoría para siempre, ofreciendo un proceso mucho más eficiente y racionalizado, y supone tener auditores preparados con las herramientas necesarias para mantener el control sobre el proceso con la capacidad de comunicarse directamente con las personas que responden las solicitudes de información.
Las tecnologías en línea preparan mejor a los auditores para cumplir con los estándares de auditoría en constante cambio, garantizan la fiabilidad de las evidencias y también apoyan un verdadero proceso de auditoría sin papel. Hoy en día, los auditores pueden hacer realidad el proceso ideal de “circularizar”.
Conócenos
Confirmation.com es la solución líder para “circularizaciones” en línea, una plataforma para auditores y firmas de contabilidad que ayuda a controlar mejor todos los aspectos del proceso.
Para más información contacta a Fernando López-Fando, Manager regional, en el teléfono +34 667 51 8009 o fernando.lopez-fando@confirmation.com.
